Dowodami księgowymi, będącymi podstawą zapisów księgowych są:

• faktury VAT, w tym faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP

• rachunki

• dokumenty celne

• faktury korygujące i noty korygujące

• inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej. Do dowodów takich zaliczyć można między innymi:
  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży)
  • noty księgowe sporządzone w celu skorygowania zapisu
  • dowody przesunięć
  • dowody opłat pocztowych i bankowych, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat
  • dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych
  • paragony dokumentujące zakup materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego, z tym że na odwrocie paragonu podatnik musi wpisać nazwę podatnika, adres oraz rodzaj zakupionego towaru
  • bilety z parkometru
  • paragony lub dowody kasowe na zakup paliwa i olejów za granicą
  • raporty dobowe z kas rejestrujących stosowanych do ewidencji sprzedaży
  • inne dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków.

Każdy dowód księgowy powinien:

1. stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z rzeczywistością

2. zawierać: wiarygodne określenie wystawcy i wskazanie stron (nazw i adresów) uczestniczących w operacji gospodarczej, datę wystawienia dowodu i datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz określenie ilościowe, jeśli przedmiot jest wymierny w jednostkach naturalnych, podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

3. być oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi

4. być sporządzony w języku polskim, z tym że jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym – może być sporządzony w języku obcym. Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.

5. posiadać treść pełną i zrozumiałą (dopuszcza się stosowanie skrótów ogólnie przyjętych).

Poprawianie błędów w dowodach księgowych:

• w dowodach wewnętrznych – błędy poprawia się przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać błędny zapis, i wpisanie nowego tekstu lub nowej liczby. Dokonana poprawka powinna być potwierdzona data i podpisem osoby dokonującej poprawki

• w dowodach zewnętrznych – błędy mogą być poprawiane wyłącznie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (faktury korygujące VAT, noty korygujące).
   

  DO GÓRY