Zdarzenia występujące w działalności gospodarczej konsultanta powinny być ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Księga przychodów i rozchodów jest uproszczonym urządzeniem księgowym, które zostało przewidziane wyłącznie dla celów podatkowych, na podstawie której dokonuje się ustalenia podstawy opodatkowania.

Prowadzenie książki przychodów i rozchodów obowiązuje osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychód w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 800.000 euro. Kwotę w przeliczeniu na złotówki ustala się na podstawie przeliczenia wielkości wyrażonej w euro na złotówki według średniego kursu ogłaszanego przez NBP obowiązującego w dniu 30 września roku poprzedzającego rok podatkowy.

ZAŁOŻENIE KSIĄŻKI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

Obowiązek założenia księgi podatkowej przypada na początek każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku. Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej albo w poprzednim roku korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania lub prowadzili księgi rachunkowe, są obowiązani zawiadomić w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika o prowadzeniu księgi w terminie 20 dni od dnia jej założenia.

Pierwszym wpisem przy zakładaniu księgi po raz pierwszy lub kolejnej księgi w nowym roku podatkowym jest początkowy spis towarów lub materiałów. Nie ma znaczenia, czy w działalności występują jakiekolwiek towary czy materiały. Wtedy takim wpisem będzie remanent zerowy.

ZASADY PROWADZENIA KPiR

Księga podatkowa powinna spełniać określone prawem warunki, aby na podstawie danych w niej zawartych można było ustalić podstawę opodatkowania:

• niewadliwość księgi – oznacza prowadzenie księgi zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi (prawidłowość pod względem formalnym)

• rzetelność księgi – oznacza prowadzenie księgi zgodnie ze stanem faktycznym (prawidłowość pod względem materialnym).

Księgę uznaje się za rzetelną, gdy:

• niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu (kosztu) nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu (kosztu) wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu (kosztu) wykazanego w roku podatkowym do dnia, w którym urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy,

• brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi,

• błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania (oprócz błędów niewykonania lub zaniżenia kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny),

• podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów przed rozpoczęciem kontroli przez urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej,

• błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom, o których mowa w rozporządzeniu.

PROWADZENIE KSIĘGI ZA POMOCĄ KOMPUTERA

Obowiązki podatnika w przypadku prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia księgi

• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym

• przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania

• sporządzanie wydruku zapisów dokonanych za dany miesiąc na koniec każdego miesiąca w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenie z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podatnik posługujący się programem komputerowym, który nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru z rozporządzenia, jest obowiązany założyć księgę i po zakończeniu miesiąca podsumowanie miesięczne z wydruku wpisać do odpowiednich kolumn założonej księgi.

PROWADZENIE KSIĘGI PRZEZ BIURO RACHUNKOWE

Obowiązki podatnika w przypadku powierzenia prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe:

• w terminie 7 dni od zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomienie właściwego urzędu skarbowego o zleceniu powierzenia prowadzenia księgi, wskazując nazwę, adres biura, miejsce przechowywania księgi i dowodów księgowych

• prowadzenie dodatkowej ewidencji sprzedaży, którą należy zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty (obowiązek ten nie dotyczy podatników ewidencjonujących sprzedaż za pomocą kas rejestrujących)

• prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Zlecenie przez podatnika prowadzenia księgi przychodów i rozchodów biuru rachunkowemu nie zwalnia go od odpowiedzialności za nieprawidłowe lub nierzetelne jej prowadzenie.

Jednak w przypadku właściwie sporządzonej umowy podatnik może dochodzić roszczeń wobec biura z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zlecenia. Podatnik może dochodzić swoich roszczeń na podstawie art. 471 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym biuro rachunkowe obowiązane jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania podjętego zobowiązania, w przypadku zachowania należytej staranności. Jeżeli biuro nie udowodni, iż nie ponosi odpowiedzialności za wynikłe szkody, będzie odpowiadało na zasadzie winy.

W przypadku, gdy biuro popełni przestępstwo lub wykroczenie skarbowe bez winy podatnika, w stosunku do właściciela biura urząd skarbowy może zastosować sankcje wynikające w ustawy karnej skarbowej.
Umowa z biurem rachunkowym powinna być tak zawarta, aby gwarantowała podatnikowi prawidłowe i rzetelne prowadzenie księgi podatkowej przez biuro, zaś biuru rachunkowemu umożliwiała wywiązywanie się z podjętych zobowiązań w należyty sposób.

PRZECHOWYWANIE KSIĘGI I DOWODÓW KSIĘGOWYCH

Miejsce przechowywania dokumentów
Księga podatkowa oraz dowody księgowe, na podstawie których dokonywane są zapisy w księdze, powinny znajdować się stale w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako jego siedziba.

Jeżeli prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu – księga powinna znajdować się w biurze rachunkowym. W tym przypadku w miejscu prowadzenia działalności powinna znajdować się ewidencja sprzedaży.

U podatników prowadzących działalność w zakresie handlu obnośnego i obwoźnego księga musi znajdować się w miejscu wykonywania działalności, czyli podatnik winien ją mieć przy sobie, za wyjątkiem, gdy prowadzi dodatkową ewidencję sprzedaży. W takim przypadku księga powinna znajdować się w siedzibie podatnika, natomiast w miejscu wykonywania powinna być przechowywana ewidencja sprzedaży.

Termin przechowywania dokumentów
Podatnicy dokonujący rozliczeń z fiskusem zobowiązani są przez odpowiedni okres przechowywać dokumentację, na podstawie której obliczany jest podatek. Czas, w jakim powinna być ona dostępna dla urzędu skarbowego, upływa, zgodnie z ordynacją podatkową, wraz z upływem terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wynosi on 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W wypadkach przewidzianych w ordynacji, bieg terminu przedawnienia może nie rozpocząć się, a rozpoczęty ulec zawieszeniu bądź przerwaniu, co wpłynie na przedłużenie okresu obowiązkowego przechowywania dokumentacji.

Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są przechowywać dokumentację podatkową przez 5 lat od końca roku, w którym złożyli zeznanie roczne (a więc, de facto, przez 6 lat od końca roku, którego dokumenty te dotyczą). Ta ogólna zasada ulega jednak pewnym modyfikacjom. Przede wszystkim, chodzi tu o dokumenty związane z ewidencją środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz dowodów na potwierdzenie wartości początkowej. Powinny one być przechowywane, w odniesieniu do danego składnika majątku, do upływu terminu przedawnienia zobowiązań roku, w którym dokonano ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Dokumenty związane z podatkiem dochodowym powinny być przechowywane w postaci oryginalnej (papierowej), a w razie prowadzenia księgi, przy użyciu technik informatycznych – na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący dane przed zatarciem lub zniekształceniem albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz związane z nimi dokumenty powinny być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obowiązek ten dotyczy m.in. oryginałów i kopii faktur (także faktur korygujących oraz duplikatów). Powinny być one przechowywane w postaci oryginalnej w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie.

INWENTARYZACJA

Podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych i materiałów na dzień 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku, a także w razie zmiany wspólnika, zmiany proporcji udziałów lub likwidacji działalności. W przypadku likwidacji należy dodatkowo dokonać spisu z natury wyposażenia i środków trwałych. Spis sporządzony na koniec roku podatkowego jest jednocześnie spisem na 1 stycznia następnego roku. O zamiarze sporządzenia spisu w innym terminie niż na dzień 1 stycznia, 31 grudnia oraz na dzień rozpoczęcia działalności, podatnicy zobowiązani są do powiadomienia w formie pisemnej właściwy urząd skarbowy w terminie co najmniej 7 dni przed datą sporządzenia tego spisu.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. Spis z natury powinien zawierać: imię i nazwisko właściciela firmy (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu, szczegółowe określenie spisywanego składnika, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę „spis zakończono na pozycji…”, podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela firmy. Spis z natury powinien obejmować także składniki będące własnością podatnika, lecz znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza jego siedzibą.

Spis z natury musi być wpisany do księgi podatkowej według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie, które należy przechowywać łącznie z księgą.

ZAMKNIĘCIE KSIĘGI PODATKOWEJ

Miesięczne zamknięcie
Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn 7-15 zsumować (patrz: wzór księgi). Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może, choć nie ma takiego obowiązku, pod podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach sumę od początku roku.

W przypadku prowadzenia księgi za pomocą komputera po zakończeniu miesiąca należy sporządzić wydruk komputerowy zawierający podsumowanie zapisów za dany miesiąc i wpisać. Jeśli program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi według wzoru z rozporządzenia, sumy miesięczne z wydruku należy wpisać do odpowiednich kolumn założonej księgi.

Roczne zamknięcie
Roczne podsumowanie kolumn księgi należy sporządzić w sytuacji, gdy nie dokonuje się podsumowania kolejnych miesięcy narastająco od początku roku. W takim przypadku należy sporządzić na osobnej karcie księgi zestawienie roczne zapisów miesięcznych z poszczególnych kolumn.

Po zakończeniu roku podatnik zobowiązany jest do ustalenia dochodu lub osiągniętej straty. W celu ustalenia dochodu (straty) należy na oddzielnej karcie księgi:

• ustalić wartość osiągniętego w roku podatkowym przychodu

• ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu w następujący sposób:
  a) do wartości spisu z natury na początek roku lub na dzień rozpoczęcia działalności, jeżeli została rozpoczęta w trakcie roku podatkowego, należy doliczyć wartość zakupu towarów i materiałów z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury na koniec roku (wynikiem jest kwota rozliczenia remanentowego),
  b) kwotę wynikającą z rozliczenia remanentowego należy powiększyć o kwotę z kolumny 14 (razem wydatki)

• wartość osiągniętego przychodu pomniejszyć o koszty jego uzyskania.

JAK LICZYĆ ...

1. Przychód:

• przychód ze sprzedaży towarów i usług – kolumna 7 - 24.000,00

• przychód z odsetek bankowych – kolumna 8 - 180,00

• razem przychód – kolumna 9 - 24.180,00

2. Koszty uzyskania przychodu:

• wartość spisu towarów na 01.01.2007 - 550,00

• zakup towarów handlowych – kolumna 10 - 8.700,00

• koszty uboczne zakupu – kolumna 11 - 75,00

• wartość spisu towarów na 31.12.2007 - 360,00

• razem wydatki – kolumna 14 - 9.490,00

• razem koszty uzyskania przychodu 18 455,00

3. Ustalenie dochodu (straty):

• przychód 24.180,00

• koszty uzyskania przychodu 18.455,00

• dochód 5.725,00

PODSTAWA PRAWNA:

• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. Nr 152 poz. 1475 z późn.zm.).

• WZÓR KPiR - Załącznik nr 1 rozporządzenia.
   

  DO GÓRY